Cómo buscar en el Registro de Empresas de las Islas Vírgenes Británicas desde los EAU

Un banco de los Emiratos Árabes Unidos, una autoridad de zona franca o un socio comercial pueden solicitar documentos relacionados con su empresa en las Islas Vírgenes Británicas. La solicitud podría referirse a su constitución, directores, accionistas, beneficiarios reales o situación actual. Parte de esta información se presenta ante el Registrador de las Islas Vírgenes Británicas, pero la presentación no la hace pública automáticamente. El documento que necesitas, y la forma en la que se debe suministrar, depende de quién lo pida y por qué. Esta guía explica los principales requisitos de información de las Islas Vírgenes Británicas y cómo SFM puede ayudarlo a responder a las solicitudes de documentos de los EAU.

¿Qué información debe mantener y archivar una empresa de las Islas Vírgenes Británicas?

Una empresa de las Islas Vírgenes Británicas debe mantener información precisa sobre las personas que la poseen y administran. También se deben presentar varios registros ante el Registro de Asuntos Corporativos de las Islas Vírgenes Británicas. La empresa y su agente registrado necesitan información actualizada para cumplir con estas obligaciones.

Algunas empresas califican para exenciones específicas o requisitos modificados. SFM puede ayudarle a identificar qué obligaciones se aplican a su empresa y qué información se necesita para mantener sus registros actualizados.

Los accionistas y los beneficiarios finales son diferentes

Un accionista es la persona o entidad inscrita en el registro de socios. Un beneficiario final es una persona que, en última instancia, posee o controla la empresa. Si las acciones se mantienen a través de otra empresa, es posible que la empresa de las Islas Vírgenes Británicas tenga que identificar a las personas que están detrás de esa cadena de propiedad.

Las reglas de beneficiarios finales de las Islas Vírgenes Británicas pueden aplicarse cuando una persona posee o controla directa o indirectamente al menos el 10% de las acciones o los derechos de voto. También pueden solicitarlo a través de derechos de nombramiento o destitución de directores u otras formas de control de gestión. Por lo tanto, una empresa debe revisar el control, así como los nombres en su registro de acciones.

Los cambios requieren pronta atención

Una transferencia de acciones, un nuevo director o un cambio en el beneficiario final pueden crear una obligación de presentación. La empresa debe informar a SFM tan pronto como se planifique o ocurra un cambio, con la información de respaldo necesaria para actualizar sus registros. Esperar hasta que un banco o autoridad solicite documentos puede retrasar una transacción si los registros de la empresa ya no coinciden con su estructura actual.

¿La presentación de información confidencial la hace pública?

No. Los requisitos de presentación de las Islas Vírgenes Británicas y el acceso público son asuntos separados. El Registrador posee información que está sujeta a restricciones de acceso. Esta distinción es importante cuando una institución de los EAU solicita pruebas de propiedad o control.

El registro de miembros presentado es generalmente privado, a menos que la empresa opte por hacerlo público. Por lo general, el registro completo de directores también está restringido, aunque se puede solicitar una lista de los directores actuales. La información sobre los beneficiarios finales no es un registro ordinario de una empresa pública. El acceso puede estar disponible para organismos autorizados o, en determinadas circunstancias, a través del régimen de interés legítimo de las Islas Vírgenes Británicas.

Una búsqueda pública de la empresa puede ayudar a confirmar detalles básicos, como el nombre, el número de registro y el estado de la empresa. No necesariamente proporcionará a los accionistas o beneficiarios reales la evidencia que necesita un banco, una autoridad de zona franca o un equipo de cumplimiento. Si una institución solicita información confidencial de la empresa, comuníquese con SFM con la solicitud. Podemos ayudar a establecer qué documento es apropiado y coordinar su presentación, sujeto a los requisitos de acceso y autorización aplicables.

¿Qué documentos de las Islas Vírgenes Británicas podría solicitar una institución de los EAU?

Los documentos requeridos dependerán de la transacción. Una zona franca que admite a un accionista corporativo de las Islas Vírgenes Británicas puede solicitar un conjunto diferente al de un banco que revisa una cuenta o de un inversionista que realiza la debida diligencia. Las solicitudes comunes incluyen:

• Certificado de incorporación: Evidencia de que la empresa fue incorporada en las Islas Vírgenes Británicas.
• Escritura de constitución y estatutos: Los documentos constitutivos de la empresa.
• Certificado de vigencia: Evidencia de la posición de la empresa según lo declarado por el Registrador en la fecha de emisión del certificado.
• Evidencia del director: Una lista de directores actuales u otro documento que muestre quién administra la empresa.
• Evidencia de los accionistas: Una copia o certificación debidamente autorizada del registro de miembros.
• Evidencia de beneficiarios finales: Información o una declaración adecuada para los controles de conformidad de la entidad solicitante.
• Acuerdos sociales: Evidencia de que la empresa aprobó una transacción en particular o autorizó a alguien a firmar.

Un certificado de buena reputación merece una atención especial. Las reglas de las Islas Vírgenes Británicas vinculan su emisión a asuntos que incluyen las presentaciones requeridas, las tarifas y el estado de la empresa. El certificado registra los hechos especificados en el momento en que se emite y tiene un período de validez establecido. No reemplaza un registro actual de accionistas ni identifica a todas las personas que en última instancia controlan la empresa.

Antes de solicitar documentos, envíe a SFM la lista de verificación de la institución o su texto exacto. Podemos ayudar a evitar solicitar un certificado que no responda a la pregunta que se está haciendo.

Preparación de documentos para su uso en los Emiratos Árabes Unidos

Obtener un documento de las Islas Vírgenes Británicas es solo una parte de la tarea. El banco receptor, la zona franca u otra institución puede especificar su antigüedad y si necesita certificación, legalización, certificación o traducción. Los requisitos pueden diferir incluso cuando dos instituciones solicitan un documento con el mismo nombre.

Dígale a SFM dónde se presentarán los documentos y cuándo se necesitarán. Podemos ayudar a confirmar el formato solicitado, coordinar con el agente registrado de las Islas Vírgenes Británicas correspondiente y organizar el conjunto de documentos para el uso previsto. Si se requiere legalización o certificación, es especialmente importante dejar tiempo para ello al principio cuando la institución receptora también requiere un certificado emitido recientemente.

Los registros de la empresa deben ser coherentes en toda la presentación. Un director nombrado en una resolución, por ejemplo, debe coincidir con la evidencia del director actual. Si la propiedad ha cambiado recientemente, la información sobre los accionistas y los beneficiarios finales debe revisarse antes de preparar los documentos.

Pida a SFM los documentos de su empresa en las Islas Vírgenes Británicas

SFM debe ser su punto de contacto cuando un banco, autoridad o socio comercial solicite información o documentos relacionados con su empresa en las Islas Vírgenes Británicas. Envíenos la solicitud, el nombre de la institución receptora, el propósito de la presentación y cualquier fecha límite.

Podemos ayudar a identificar los registros relevantes, verificar si la información de la empresa necesita actualizarse, coordinar las solicitudes de documentos y asesorar sobre el formato requerido para la presentación. Cuando un registro contenga información confidencial, le ayudaremos a determinar la forma adecuada de proporcionarla y cualquier autorización necesaria. Esto le brinda un punto de contacto para la solicitud de documentos, al tiempo que tiene en cuenta las obligaciones de presentación de BVI de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre la información de la empresa en las Islas Vírgenes Británicas